建设具有特色的企业标准化体系

——以广西贵港市局(公司)为例

2019-04-11作者:甘礼柏

标准化是企业科学管理的重要手段,是现代企业建设的重要内容。推进企业标准化建设是当前烟草商业企业突破管理瓶颈、提升管理水平的内在需要,对提升企业综合管理能力和核心竞争力具有十分重要的意义。

近年来,广西壮族自治区贵港市烟草专卖局(公司)先后建设并实施了职业健康安全管理体系、质量管理体系、安全标准化体系,并推动标准化管理体系运行,以质量标准化为抓手,完成了新版质量管理体系转版升级工作,为提升企业管理水平打下了坚实基础。

稳步实施,扎实推进

2013年以来,以质量管理体系和职业健康安全管理体系“两标合一”为契机,贵港市局(公司)按照四个阶段稳步推进标准化体系建设工作。

标准引进整合阶段(2013年5月至2015年9月)。企业以标准化文件模板为基础,对质量管理体系和职业健康安全管理体系进行整合,建立了标准化文件管理模式,并导入管理标准、技术标准和工作标准等企业标准化管理理念,建立企业标准;紧紧围绕“有效的规章制度、清晰的岗位职责、健全的标准体系、顺畅的信息传递、严格的绩效管理”的要求,修订完善管理标准;完成“两标合一”后的第一次大范围修订,并开始执行。这一阶段,企业标准化还停留在编写标准文件层面。

标准化基础框架搭建阶段(2015年10月至2016年3月)。在标准化文件的基础上,参照省外先进地市级局(公司)的经验编写标准化基础框架文件,成立标准化工作组织机构,配备专职和兼职标准化工作人员,明确职责,为标准化工作推进提供了机构制度保障,企业标准化工作进入全面推进阶段。

标准化试运行与运行阶段(2016年4月至2017年4月)。根据标准化建设情况,召开标准发布会,完成标准化管理手册、技术标准体系要求、标准化工作评价办法等9个基础框架文件的编写。截至2017年4月,贵港烟草共有491个企业标准,覆盖卷烟营销、物流配送、专卖管理等主要业务和综合管理、人力资源管理、信息化管理、安全管理等基础工作,初步实现了企业标准的体系化。

标准化体系提高升级阶段(2017年5月至今)。企业完成相关标准的分类及信息化工作,形成了查询、应用、修订全天候服务平台;完成新版质量管理体系转版升级工作。截至目前,共有企业标准358个,标准化体系得到了进一步优化和提升。

结合实际,创新思路

按照行业标准化总体要求,贵港市局(公司)结合实际,按照“1234”(做好一个顶层设计,搭建两个运行平台,抓牢三个管控环节,落实四项管理机制)的工作思路探索标准化实施。

做好标准化建设顶层设计。2014年,贵港市局(公司)领导层提出,编制企业发展三年规划,将企业标准化与质量管理体系高度融合作为实现三年业绩目标的管理手段,通过流程驱动的方法,紧紧抓住管理融合这一重点,以精益思想为指导,以目标为引领,运用信息化手段对管理资源进行整合,努力建成一体化深度融合的标准化体系,实现质量提高、效率提升、费用下降。2016年,在制定企业发展五年规划时,领导层强调将标准化建设五年规划与企业发展三年规划衔接,在“十三五”末使标准化管理与国内先进企业水平接轨,在行业内处于领先水平。

搭建标准化运行信息平台。2014年以来,贵港烟草相继开发一线移动办公平台和综合管理平台,借助信息系统,为体系运行搭建平台,从根本上提升企业内部运转效率。其中,一线移动办公平台围绕营销、专卖两大核心业务领域,与营销系统、新商盟系统、零售终端系统有机结合,具备移动营销、移动专卖、移动办公、移动决策、移动商务等功能模块,实现了从固定办公到移动办公、从定时监控向实时监控、从结果管理向过程管理三大转变;综合管理平台依托标准化体系架构,涵盖绩效、资产、办公、薪酬、人力资源等各项基础管理业务模块,在员工绩效考核、车辆管理等方面已实现无纸化办公,这一平台的建成使标准更加公开透明、便于使用。

抓牢三个管控环节。在标准化建设与精益管理、对标管理的融合中,贵港市局(公司)把目标引领作为抓手,建立《经营目标管理规定》和《经营目标管理流程》,对质量目标实施RG-PDCA(调查研究、确立目标、策划、实施、检查、处置)循环管理,发挥目标“全程策划、全程引领、全程监控、全面提升”的作用。一是管好目标策划。每年按照上级要求和企业发展需要,运用战略地图和平衡计分卡对目标进行分解,围绕关键指标、基础指标、支撑指标和保障指标四个类别,从财务管理、专卖监管、营销网建、物流配送、企业管理五个维度提出可量化的质量目标指标,并从市局(公司)、部门、岗位三个层面进行细分,统一指标测量要素,形成三级目标管理体系。二是做好过程管控。对质量目标实施动态管理,反映指标完成进度,为领导层的决策提供事实依据。同时,对指标未按进度完成的,要求相关部门启动精益改善,促进质量目标完成。三是做好绩效总结。将各部门质量目标和个人岗位质量目标纳入绩效考核,质量目标考核结果与部门年度评优评先挂钩,与员工个人晋升、薪酬提档挂钩。同时,不断完善绩效管理办法,指导物流配送中心、各县级局(营销部)开展员工月度绩效考核细则宣讲,审核督促各县级局(营销部)开展内部员工季度交叉检查考核,扎实推进绩效管理有序开展。

落实四项管理机制。为实现标准与工作操作的高度融合,贵港市局(公司)积极实施动态管理机制,建立文件动态识别工作机制,确保在第一时间把上级文件和相关规章制度等按照企业标准化建设的要求纳入标准体系;实施定期审查机制,每年开展一次管理评审、两次内部审核和四次文件执行率检查,管理评审突出对各类标准的全面评审,内部审核突出对标准执行的适宜性、充分性、有效性和规范性进行审核,文件执行率检查突出部门日常对标准的自我完善;实施有效转化机制,根据管理评审和内审结果等集中组织标准修订,提升各类标准的质量;实施改进创新机制,开展跨部门业务流程优化,围绕专卖、营销、物流、资产、采购等关键业务流程进行重点研究,运用价值流的方法,以工作过程为主线,打破部门界限,对增值过程进行有效识别,重新修订文件、优化流程,形成符合实际的标准。

攻坚克难,升级完善

贵港烟草的标准化建设取得了一定的成绩,但与行业先进单位相比,在对标准化的认识程度、追求高度方面仍存在差距。笔者认为,企业应进一步推进标准化建设,集中力量攻坚克难、解决问题,使标准化体系持续改进、高效运行,提升企业管理精细化、一体化、标准化和信息化水平。

解决认识问题。对于企业来说,没有标准、标准出现偏差、有标准但执行不严等情况,都会使企业发展受阻甚至造成经济损失,而标准化管理体系建设是不断推动企业自我改革、自我完善、自我创新的一种管理工具,其在促进企业技术全面进步、提升企业管理水平、提高产品质量、增强市场竞争力等方面具有极其重要的作用。对于员工来说,标准化能够减少不必要环节,将优化过的工作流程固化下来,使员工按照统一要求规范行为,提高工作效率,避免错误发生;标准化的推进不是增加员工的工作负担,而且为了更好地发挥员工的作用、提高员工的工作效率和工作质量。只有全员充分认识到标准化建设的重要意义,企业才能有效推进标准化建设工作。

解决组织机构运作问题。当前,贵港烟草已经成立了标准化工作组织机构,配备专职和兼职标准化工作人员,明确职责,实现了工作机构的设置。今后,还应真正发挥决策层、标委会、标准办的作用,加快培养具有较强标准意识、较高理论素养、较好技术水准、较多实践经验的标准化复合型人才,将标准化队伍与企业内训师等多支队伍的建设结合起来,为提升企业标准化水平提供人才支撑。

解决标准的科学性、先进性和适用性问题。一方面,企业应注重处理好标准化管理与其他管理工具的关系。标准化管理不是另起炉灶,它和质量管理体系、职业健康安全管理体系等是一脉相承的,只是侧重点不同。要将标准化管理与精益管理相结合,在标准化管理中融入精益思想,设定目标时充分体现增收节支、降本增效的要求;将标准化管理与各管理体系相结合,使标准化管理体系成为一条纽带,在各个相对独立的管理体系之间建立起联系,进而把企业现有的制度、工具和方法有机地融合起来,寻找各环节的改善点。另一方面,要将标准化管理与考核激励机制相结合,配套建设相关考核评价办法,在形成流程、实现目标等方面细化考核指标,明确每个模块的分值权重和考核要点,确保工作开展有依据、有考核。

解决标准完善问题。工作环境的变化或多或少会使标准在执行中出现偏差,这就要求我们在日常标准执行中善于发现问题,及时修订完善各类标准,尤其要优化流程管理,突破部门职权界限,解决流程繁琐、流程不完整、流程相互独立等问题,使标准化体系不断完善。

来源:贵港市局(公司)
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